Основные понятия простыми словами

Здесь собраны слова, которые вы встретите в программе. Каждое объяснено на примере магазина товаров для дома «Затишок».

Организация

Это ваша компания: ООО «Затишок». От ее имени оформляются документы, ее реквизиты печатаются в счетах. Организаций может быть несколько, если у вас несколько юридических лиц.

Контрагент

Любой, с кем вы работаете: покупатель, поставщик, перевозчик. Отель «Львовский двор», который покупает у вас полотенца, - контрагент. ООО «Керамик Плюс», у которого вы покупаете чашки, - тоже контрагент. Один и тот же контрагент может быть и покупателем, и поставщиком.

Товар и услуга

Товар - то, что лежит на складе и имеет количество: чашка, полотенце, свеча. Услуга - то, что вы делаете, но не храните: доставка, подарочная упаковка. Услуги тоже продаются в документах, но остатков на складе не имеют.

Склад

Место, где лежит товар. У «Затишка» два склада: «Основной склад» и «Магазин на Городоцкой». Остатки считаются по каждому отдельно: 2 белые чашки на основном складе и 20 в магазине.

Документ

Запись о событии, которое произошло на самом деле. У каждого события свой тип документа:

У каждого документа есть номер и дата. Номера программа ставит сама по порядку: 00001, 00002 и так далее.

Позиции документа

Таблица в нижней части документа: какие товары, сколько, по какой цене. В приемке №00001 пять позиций: чашки белые, чашки синие, тарелки обеденные, тарелки десертные, вазы. Сумма документа - это сумма всех позиций.

Проведение

Самое важное слово в программе. Провести документ значит подтвердить: «да, это произошло, учти это». Только после проведения:

• приемка добавляет товар на склад;
• отгрузка забирает товар со склада;
• платеж меняет долг контрагента.

Проведение включается тумблером «Проведено» в шапке документа. Непроведенный документ - черновик. Его можно заполнять постепенно, а провести, когда все проверено. Проведение можно снять тем же тумблером - тогда документ снова станет черновиком и его влияние на учет исчезнет.

Остаток, резерв, ожидание, доступно

Четыре числа о каждом товаре на складе:

• Остаток - сколько физически лежит на складе сейчас.
• Резерв - сколько из этого уже пообещали покупателям в проведенных заказах, но еще не отгрузили. Кофейня заказала 12 десертных тарелок - они в резерве, другому покупателю их продавать не стоит.
• Ожидание - сколько должно приехать по заказам поставщикам. Вы заказали 48 белых чашек у «Керамик Плюс» - они в ожидании.
• Доступно = Остаток − Резерв + Ожидание. Сколько можно пообещать следующему покупателю.

Себестоимость

Сколько вам стоил товар, который вы продали. Программа считает ее автоматически по партиям поступления: если вы приняли 60 чашек по 85 грн, а потом 48 по 90 грн, то первые 60 проданных чашек спишутся по 85, а следующие - по 90. Это метод FIFO («первым пришел - первым ушел»). Вручную ничего считать не нужно.

Взаиморасчеты и баланс

Кто кому должен. Вы отгрузили отелю товар на 24 888 грн - отель вам должен. Отель заплатил 25 008 грн - долг закрыт. Текущий баланс виден в карточке контрагента и прямо в документе под полем «Контрагент». Положительное число - контрагент должен вам, отрицательное - вы должны ему.

Статус

Цветная отметка состояния документа или контрагента: «Новый», «Подтвержден», «Отгружен», «Доставлен». Статусы - для удобства людей: они не влияют на остатки и деньги, в отличие от проведения. Набор статусов можно изменить под себя.

Отчет

Готовая таблица, которая отвечает на вопрос: «сколько чего на складе» (отчет «Остатки»), «что приходило и расходовалось за месяц» («Обороты»), «сколько мы заработали на каждом товаре» («Прибыльность»). Отчеты ничего не меняют - они только показывают.