Podstawowe pojecia prostymi slowami
Czym jest dokument, zatwierdzenie, kontrahent, stan, rezerwacja, koszt, rozrachunki i status, bez jezyka ksiegowego.
Oto slowa, ktore spotkasz w programie. Kazde wyjasnione na przykladzie sklepu z artykulami do domu "Zatyszok".
Organizacja
To Twoja firma: Zatyszok sp. z o.o. W jej imieniu wystawiane sa dokumenty, jej dane drukuja sie na fakturach. Organizacji moze byc kilka, jesli masz kilka podmiotow.
Kontrahent
Kazdy, z kim pracujesz: klient, dostawca, przewoznik. Hotel "Lwowski Dwor", ktory kupuje u Ciebie reczniki, to kontrahent. "Keramik Plus", u ktorego kupujesz kubki, to tez kontrahent. Ten sam kontrahent moze byc i klientem, i dostawca.
Towar i usluga
Towar to to, co lezy w magazynie i ma ilosc: kubek, recznik, swieca. Usluga to to, co robisz, ale nie przechowujesz: dostawa, pakowanie na prezent. Uslugi tez sprzedaje sie w dokumentach, ale nie maja stanow.
Magazyn
Miejsce, gdzie lezy towar. "Zatyszok" ma dwa: "Magazyn glowny" i "Sklep na Horodockiej". Stany liczone sa osobno: 2 biale kubki w magazynie glownym i 20 w sklepie.
Dokument
Zapis zdarzenia, ktore naprawde zaszlo. Kazde zdarzenie ma swoj typ dokumentu:
| Zdarzenie | Dokument |
|---|---|
| Dostawca przywiozl towar | Przyjecie |
| Klient zamowil towar | Zamowienie klienta |
| Wydales towar klientowi | Wydanie |
| Pieniadze wplynely na rachunek | Platnosc przychodzaca |
| Pieniadze wplynely gotowka | Dowod wplaty (KP) |
| Zaplaciles dostawcy | Platnosc wychodzaca lub Dowod wyplaty (KW) |
| Przewiozles towar miedzy swoimi magazynami | Przesuniecie |
| Policzyles towar w magazynie | Inwentaryzacja |
| Towar sie zepsul lub zaginal | Rozchod |
| Znalazles towar, ktorego nie bylo w ewidencji | Przyjecie wewnetrzne |
Kazdy dokument ma numer i date. Numery program nadaje sam po kolei: 00001, 00002 i tak dalej.
Pozycje dokumentu
Tabela w dolnej czesci dokumentu: jakie towary, ile, po jakiej cenie. W przyjeciu nr 00001 jest piec pozycji: kubki biale, kubki niebieskie, talerze obiadowe, talerze deserowe, wazony. Kwota dokumentu to suma wszystkich pozycji.
Zatwierdzenie
Najwazniejsze slowo w programie. Zatwierdzic dokument znaczy potwierdzic: "tak, to sie stalo, uwzglednij to". Dopiero po zatwierdzeniu:
- przyjecie dodaje towar do magazynu;
- wydanie zabiera towar z magazynu;
- platnosc zmienia dlug kontrahenta.
Zatwierdzenie wlacza sie przelacznikiem "Zatwierdzony" w naglowku dokumentu. Niezatwierdzony dokument to szkic. Mozna go wypelniac stopniowo i zatwierdzic, gdy wszystko jest sprawdzone. Zatwierdzenie mozna cofnac tym samym przelacznikiem: dokument znow staje sie szkicem, a jego wplyw na ewidencje znika.
Stan, rezerwacja, oczekiwane, dostepne
Cztery liczby o kazdym towarze w magazynie:
- Stan - ile fizycznie lezy w magazynie teraz.
- Rezerwacja - ile z tego juz obiecano klientom w zatwierdzonych zamowieniach, ale jeszcze nie wydano. Kawiarnia zamowila 12 talerzy deserowych: sa zarezerwowane i nie warto sprzedawac ich komus innemu.
- Oczekiwane - ile ma przyjechac z zamowien do dostawcow. Zamowiles 48 bialych kubkow w "Keramik Plus": sa oczekiwane.
- Dostepne = Stan − Rezerwacja + Oczekiwane. Tyle mozesz obiecac nastepnemu klientowi.
Koszt
Ile kosztowal Cie towar, ktory sprzedales. Program liczy go automatycznie wedlug partii przyjecia: jesli przyjales 60 kubkow po 85 UAH, a potem 48 po 90 UAH, pierwsze 60 sprzedanych kubkow zejdzie po 85, a nastepne po 90. To metoda FIFO ("pierwsze weszlo, pierwsze wyszlo"). Recznie niczego nie liczysz.
Rozrachunki i saldo
Kto komu jest winien. Wydales hotelowi towar za 24 888 UAH: hotel jest Ci winien. Hotel zaplacil 25 008 UAH: dlug zamkniety. Biezace saldo widac w karcie kontrahenta i wprost w dokumencie pod polem "Kontrahent". Liczba dodatnia: kontrahent jest winien Tobie; ujemna: Ty jemu.
Status
Kolorowa etykieta stanu dokumentu lub kontrahenta: "Nowy", "Potwierdzone", "Wydane", "Dostarczone". Statusy sa dla ludzi: w odroznieniu od zatwierdzenia nie wplywaja na stany ani pieniadze. Zestaw statusow mozna zmienic pod siebie.
Raport
Gotowa tabela odpowiadajaca na pytanie: "ile czego jest w magazynie" (raport "Stany"), "co przyszlo i wyszlo w miesiacu" ("Obroty"), "ile zarobilismy na kazdym towarze" ("Rentownosc"). Raporty niczego nie zmieniaja, tylko pokazuja.
Zaktualizowano: