Основні поняття простими словами

Тут зібрано слова, які ви зустрінете в програмі. Кожне пояснено на прикладі магазину товарів для дому «Затишок».

Організація

Це ваша компанія: ТОВ «Затишок». Від її імені оформлюються документи, її реквізити друкуються в рахунках. Організацій може бути кілька, якщо у вас кілька юридичних осіб.

Контрагент

Будь-хто, з ким ви працюєте: покупець, постачальник, перевізник. Готель «Львівський двір», який купує у вас рушники, - контрагент. ТОВ «Керамік Плюс», у якого ви купуєте чашки, - теж контрагент. Один і той самий контрагент може бути і покупцем, і постачальником.

Товар і послуга

Товар - те, що лежить на складі і має кількість: чашка, рушник, свічка. Послуга - те, що ви робите, але не зберігаєте: доставка, подарункове пакування. Послуги теж продаються в документах, але залишків на складі не мають.

Склад

Місце, де лежить товар. У «Затишку» два склади: «Основний склад» і «Магазин на Городоцькій». Залишки рахуються по кожному окремо: 2 білі чашки на основному складі і 20 у магазині.

Документ

Запис про подію, що сталася насправді. Кожна подія має свій тип документа:

Кожен документ має номер і дату. Номери програма ставить сама по порядку: 00001, 00002 і так далі.

Позиції документа

Таблиця в нижній частині документа: які товари, скільки, за якою ціною. У прийманні №00001 п'ять позицій: чашки білі, чашки сині, тарілки обідні, тарілки десертні, вази. Сума документа - це сума всіх позицій.

Проведення

Найважливіше слово в програмі. Провести документ означає підтвердити: «так, це сталося, врахуй це». Тільки після проведення:

• приймання додає товар на склад;
• відвантаження забирає товар зі складу;
• платіж змінює борг контрагента.

Проведення вмикається тумблером «Проведено» у шапці документа. Непроведений документ - це чернетка. Її можна заповнювати поступово, а провести, коли все перевірено. Проведення можна зняти тим самим тумблером - тоді документ знову стане чернеткою і його вплив на облік зникне.

Залишок, резерв, очікування, доступно

Чотири числа про кожен товар на складі:

• Залишок - скільки фізично лежить на складі зараз.
• Резерв - скільки з цього вже пообіцяли покупцям у проведених замовленнях, але ще не відвантажили. Кав'ярня замовила 12 десертних тарілок - вони в резерві, іншому покупцю їх продавати не варто.
• Очікування - скільки має приїхати за замовленнями постачальникам. Ви замовили 48 білих чашок у «Керамік Плюс» - вони в очікуванні.
• Доступно = Залишок − Резерв + Очікування. Скільки можна пообіцяти наступному покупцю.

Собівартість

Скільки вам коштував товар, який ви продали. Програма рахує її автоматично за партіями надходження: якщо ви прийняли 60 чашок по 85 грн, а потім 48 по 90 грн, то перші 60 проданих чашок спишуться по 85, а наступні - по 90. Це метод FIFO («перший прийшов - перший пішов»). Вручну нічого рахувати не треба.

Взаєморозрахунки і баланс

Хто кому винен. Ви відвантажили готелю товар на 24 888 грн - готель вам винен. Готель заплатив 25 008 грн - борг закрито. Поточний баланс видно в картці контрагента і просто в документі під полем «Контрагент». Додатне число - контрагент винен вам, від'ємне - ви винні йому.

Статус

Кольорова позначка стану документа або контрагента: «Новий», «Підтверджено», «Відвантажено», «Доставлено». Статуси - для зручності людей: вони не впливають на залишки й гроші, на відміну від проведення. Набір статусів можна змінити під себе.

Звіт

Готова таблиця, яка відповідає на запитання: «скільки чого на складі» (звіт «Залишки»), «що приходило й витрачалося за місяць» («Обороти»), «скільки ми заробили на кожному товарі» («Прибутковість»). Звіти нічого не змінюють - вони тільки показують.