Как завести покупателей и поставщиков

Контрагент - это любая компания или человек, с которым вы имеете дело. И покупатель, и поставщик заводятся в один и тот же список «Контрагенты»; разница лишь в том, в каких документах они появляются.

Создать контрагента

1. Откройте «Контрагенты» и нажмите «Создать».
2. Введите «Название» - так, как вы называете эту компанию в работе: «ООО «Керамик Плюс»» или «Кофейня «Кофе на Рынке»».
3. В блоке «О контрагенте» укажите телефон, e-mail и адрес.
4. В блоке «Реквизиты» выберите «Тип компании»: юридическое лицо, ФЛП или физическое лицо. Для юридического лица заполните ЕГРПОУ, для ФЛП - РНУКПН (поле «ИНН»). Эти данные печатаются в счетах и накладных.
5. Нажмите «Сохранить».

Более быстрый способ - создать контрагента прямо из документа: в поле «Контрагент» нажмите «+», введите название, сохраните. Реквизиты можно дописать потом.

Список контрагентов

В списке видны название, телефон, e-mail и тип. Поиск справа ищет по названию, телефону и коду. Чтобы отделить покупателей от поставщиков, добавьте им теги («Покупатель», «Поставщик») в карточке и фильтруйте по тегу.

Статус

В карточке контрагента есть поле «Статус»: «Новый», «Отправлено предложение», «Переговоры», «Сделка заключена». Это для отдела продаж: видно, на каком этапе клиент. Статусы можно переименовать под себя (см. Статусы).

Вкладка «Документы»

Самая полезная вкладка в карточке: все документы этого контрагента с датами, суммами и отметкой оплаты. Здесь сразу видно, что у отеля «Львовский двор» есть заказ №00001, по которому выставлен счет, сделана отгрузка и получен платеж.

Баланс

Сколько контрагент должен вам (или вы ему). Показывается в карточке на вкладке «Показатели» и в каждом документе под полем «Контрагент». Положительное число - вам должны; отрицательное - должны вы. Баланс считается из проведенных документов: отгрузки и счета увеличивают долг покупателя, платежи его уменьшают. Как это работает - в статье Как принять оплату и увидеть долги.

Договоры

Если с контрагентом подписано несколько договоров и долг нужно считать по каждому отдельно, заведите их в «Контрагенты» → «Договоры» и выбирайте договор в документах. Для большинства небольших компаний договоры не нужны: достаточно контрагента.